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Welche Aufgaben hat ein Prozessmanager?

Das alte Abteilungsdenken tritt immer mehr in den Hintergrund und die Prozessorientierung gewinnt immer mehr an Ansehen! Während eine funktionsorientierte Unternehmensorganisation eher eine Kosteneffizienz anstrebte, liegt das Ziel einer prozessorientierten Unternehmensorganisation in einer hohen Kundenzufriedenheit sowie einer hohen Produktivität.  Unternehmen haben eine Vielzahl von Prozessen. Diese Prozesse führen – ähnlich wie Organe – bestimmte Aufgaben aus. So kann ein Unternehmen nur gute Leistungen erbringen, wenn alle Prozesse aufeinander abgestimmt sind. Damit diese Abstimmung funktioniert, müssen dabei an den Schnittstellen zwischen den Prozessen alle Aktivitäten koordiniert werden. Hier kommt der Prozessmanager ins Spiel. Ein Prozessmanager, je nach Definition auch als Prozessexperte, Prozesseigner oder Prozessverantwortlicher zu verstehen, koordiniert Aufgaben sowie Aktivitäten auf allen Prozessebenen. Er sollte dabei die notwendige Autorität besitzen, bei Bedarf Prozessoptimierungen vorzunehmen und den Prozess durchgängig zu verwalten, um die Erbringung eines optimalen Arbeitsergebnisses zu gewährleisten. Nachfolgend sollen die typischen Prozessmanager Aufgaben dargestellt werden.


Mit dem Prozessmanager zur prozessorientierten Unternehmensorganisation und zu mehr Erfolg

Wie eingangs bereits erwähnt steigt das Ansehen der Prozessorientierung bei Unternehmen immer weiter an. Grund hierfür ist, dass sich mit den bei der prozessorientierten Unternehmensorganisation angestrebten Zielen (Kundenzufriedenheit und Produktivität) verschiedene Vorteile erzielen lassen. Somit stellen diese beiden Ziele den Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens und damit einhergehend die Aufgaben des Prozessmanagers dar. Nachstehend sehen Sie, welche Vorteile sich Ihrem Unternehmen eröffnen, wenn Sie eine prozessorientierte Unternehmensorganisation mit einer hohen Kundenorientierung und Produktivität einführen.

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Kundenorientierung = Effektivität

  • Aktuelle, attraktive, preislich wettbewerbsfähige Leistungen
  • Zufriedene/begeisterte Kunden
  • Loyale Kunden (Customer Lifetime Value)
  • Steigender Umsatz
  • Steigender Marktanteil
  • Befriedigende Wirtschaftsergebnisse

Hohe Produktivität = Effizienz

  • Kurze Durchlaufzeiten in Prozessen
  • Der Markteintritt neuer Produkte/Leistungen erfolgt rechtzeitig
  • Die den Kunden versprochene Qualität wird zu 100 % erfüllt
  • Sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis der Produkte/Dienstleistungen
  • 100% Lieferfähigkeit und Liefertreue
  • Schnelle und flexible Reaktion auf Veränderungen im Markt
  • Für die Erreichung der Ziele ist der Prozessmanager unerlässlich

Für die Erreichung der Ziele ist ein Prozessverantwortlicher unerlässlich.


Worin liegen die Aufgaben als Prozessmanager und die Rolle des Prozessmanagers im Detail?

Als Prozessexperte führt der Prozessmanager den Prozess auf Basis von Zahlen, Daten, Fakten. Er muss dabei auf die Anforderungen an die Steuerung von Prozessen eingehen können:

  • Erfolgsfaktoren identifizieren und ein Regelkreis Prozesssteuerung festlegen
  • Voraussetzungen um Prozesse führen zu können:
    – Zur Positionsbestimmung der zeitnahe Blick in die Vergangenheit anhand von Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn, Cash Flow, ROI oder Rentabilitäten.
    – Um mögliche Kursänderungen festlegen zu können der regelmäßige Blick in die Zukunft anhand von Indikatoren wie der Qualität der nternehmensprozesse, der Kundenbeziehung, der Lieferanten, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterqualifikation.
  • Die Planung von Prozesszielen und die Entwicklung einer Balanced Scorecard

Darüber hinaus stellt der Prozessmanager stellt die Aktualität der Prozessdokumentation sicher und organisiert die Einweisung von neuen Mitarbeitern und ihren Rollen in seinen Prozess. Als Prozessverantwortlicher ist er der Wächter über die Einhaltung des Standardprozesses. Er sorgt für die Definition einer einheitlichen Anwendungsweise, und dass die Methoden und Abläufe im Unternehmen stattfinden und auditiert werden. Er greift als Prozessverantwortlicher ein, wenn der Prozess aus dem Ruder zu laufen droht.  Als Prozesseigner berichtet er auch an die Unternehmensleitung (persönlich / Prozessberichte) und fördert ebenfalls die Verbesserung bestehender Prozesse.


Weitere Aufgaben als Prozessmanager

Zu den Aufgaben eines Prozessexperten ist es auch, internes und externes Prozess Benchmarking durchzuführen. Außerdem versucht der Prozessmanager, die Effizienz, Effektivität und Konformität des Prozesses konstant zu verbessern und Schwachstellen zu eliminieren, d.h.:

  • Prozessziele vereinbaren sowie geeignete Kennzahlen, Messgrößen, Messmittel einführen
  • Sicherstellen, dass Ziele erreicht werden
  • Prozessverbesserungen initialisieren, durch Akquisition neuer Methoden bzw. durch die Weiterentwicklung vorhandener Methoden
  • Prozessverbesserungen koordinieren und Prozessmitarbeiter informieren, motivieren und ggfs. schulen (Betroffene zu Beteiligten machen)
  • Moderation von zur Prozessoptimierung gebildeten Teams

Der Prozessmanager und das Prozessmanagement – Die ersten Schritte hin zur Prozessorientierung

Damit Prozesse effektiv gesteuert und gestaltet werden können und der Prozessverantwortliche den Prozessmanager Aufgaben nachkommen kann, müssen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein. Nur, wenn diese Bedingungen erfüllt sind, können Unternehmen ein effizientes Geschäftsprozessmanagement einführen.

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die wichtigsten Erfordernisse und Kompetenzen für die Arbeit eines Prozessmanagers:

  • Klares Commitment der Führung
  • „Kick-Off“ Workshop der Führungsmannschaft
  • Erstellung einer Prozesslandkarte
  • Priorisierung der Geschäfts- bzw. Dienstleistungsprozesse
  • Festlegung von Prozesseignern (operativ/strategisch)
  • Prozessanalyse und -verbesserung nach Priorität
  • Definition von Erfolgsbarometern (KPIs) für die „kriegsentscheidenden“ Prozesse
  • Entwicklung eines Cockpit (Management Informationssystem)

Prozessmanagement
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Gegenüberstellung der funktionsorientierten und der prozessorientierten Unternehmensorganisation

Dass für den Übergang von einer funktionsorientierten Unternehmensorganisation hin zum Geschäftsprozessmanagement ein Kulturwandel notwendig ist, haben Sie bereits erfahren. Aber worin liegen die wesentlichen Unterschiede zwischen der funktionsorientierten und der prozessorientierten Unternehmensorganisation? Hierzu finden Sie im folgenden eine Gegenüberstellung, die Ihnen die Unterschiede näher bringt. In der Praxis bestehen dabei zumeist Mischformen.

Funktionsorient vs. Prozessorientiert - Aufgaben des Prozessmanagers

Funktionsorientierte Organisation

Aufgabengebiete werden durch fachliche und disziplinarische Befugnisse getrennt – hierzu zählen etwa Einkauf, Produktion oder Vertrieb. Ein abteilungsübergreifendes Denken in Prozessen ist dabei nicht vorhanden. Mit einer reinen, funktionsorientierten Aufbauorganisation, bleibt das hierarchisch-funktionale Denken erhalten. Daher ist diese Organisation ungeeignet für das Geschäftsprozessmanagement und bietet dem Prozessmanager wenig Möglichkeiten für seine Aufgaben.

Prozessorientierte Organisation

Eine rein prozessorientierte Organisation ersetzt die Funktionsorientierte Organisation. Dabei wird die formal beschriebene Hierarchie des Unternehmens nach den organisatorischen Prozessen gegliedert und nicht mehr nach Abteilungen. Hierdurch wird nicht mehr zwischen funktionaler und prozessualer Verantwortung getrennt. Eine rein prozessorientierte Organisation zeichnet sich durch volle Integration und hohe Autonomie der Geschäftsprozesse aus. Die Organisationseinheiten bestehen aus den Geschäftsprozessen und ihren Teilprozessen, welche über eigene Ressourcen verfügen und diese selbständig disponieren.


Diese Prozessgruppen sollte ein Prozessverantwortlicher kennen – Aufgaben Prozessmanager

Ist der Übergang zum Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) geschafft, fängt die eigentliche Arbeit des Prozessmanagers an. Hierzu ist es wichtig, dass der Prozessmanager mit den unterschiedlichen Prozessarten vertraut ist. Im Bereich des Prozessmanagements wird häufig zwischen den Primär- sowie den Sekundärprozessen unterschieden.

Primärprozesse
Primäraktivitäten bzw. Primärprozesse liefern einen direkten wertschöpfenden Beitrag zur Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung. Zu den primären Prozessen zählt unter anderem der Innovationsprozess. Hierbei werden entweder vorhandene Prozesse oder Strukturen optimiert (Prozess- oder Strukturinnovation)  oder neue Produkte entwickelt und auf den Markt gebracht (Produktinnovationen).

Sekundärprozesse
Damit die primären Tätigkeiten überhaupt ausgeführt werden können, sind Unterstützungs- bzw. Sekundärprozesse notwendig. Zu den sekundären Prozessen zählen indirekte Aktivitäten, wie zum Beispiel die Unternehmensplanung, das Personal-, Ressourcen- und Finanzmanagement oder auch die Information und Kommunikation.

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