Um Prozesse in einer Organisation zu verbessern, ist es entscheidend, Fehler systematisch zu erfassen und zu analysieren. Trotz der allgemeinen Zustimmung zur Bedeutung einer solchen Analyse ist die praktische Umsetzung oft herausfordernd. Fehler werden häufig als negativ wahrgenommen; eine Einstellung, die bereits in der Schulzeit durch Erfahrungen wie die Korrektur mit einem roten Stift geprägt wird. Dies führt zu Ängsten und Widerständen bei der Fehlermeldung. Ein effektives Fehlermanagement beginnt daher mit dem Abbau dieser Ängste, insbesondere durch den Einsatz einfacher Werkzeuge wie der Fehlersammelliste. Dieses Tool hilft, eine Datenbasis für weiterführende Analysen zu erstellen.
Aufbau eines Fehlermanagements nach DIN EN ISO 9001
Laut der Norm DIN EN ISO 9001 müssen Organisationen Methoden zur Überwachung und Messung ihrer Prozesse implementieren. Diese Methoden sollen sicherstellen, dass die Prozesse die geplanten Ergebnisse erreichen. Während diese Anforderungen im Produktionsbereich offensichtlich sind, ist die Akzeptanz in anderen Bereichen, wie z. B. im Backoffice, oft geringer. Hier entstehen oft Missverständnisse und Widerstände. Ein effektives Fehlermanagement erfordert die Erkenntnis, dass Fehler Teil des Verbesserungsprozesses sind – eine Einstellung, die besonders von Führungskräften gefördert werden muss.
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Kommunikation und Ziele im Fehlermanagement
In jeder Organisation entstehen unvermeidlich Fehler. Diese können jedoch den Gewinn mindern, das Image schädigen und Prozesse verzögern. Erfolgreiche Organisationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie ein effektives Fehlermanagement etablieren, um Fehler zu reduzieren und Wiederholungen zu vermeiden. Ziele des Fehlermanagements umfassen die systematische Erfassung und Analyse von Fehlern, die Prävention von Beinahe-Fehlern, die Erhöhung der Sicherheit und die Schaffung einer Datenbasis für die Qualitätssicherung.
Praktische Umsetzung einer Fehlersammelliste
Zur Erstellung einer Fehlersammelliste sollten zunächst relevante Fehlerarten identifiziert und definiert werden. Beispiele hierfür können Fehler im Beschaffungsprozess sein. Die Erfassung sollte detailliert und nachvollziehbar sein, um eine effektive Ursachenanalyse zu ermöglichen. Wichtig ist auch die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Fehlersammelliste und der Integration der Fehlererfassung in den normalen Arbeitsprozess.
Fehlersammelkarte und attributive Daten
Die Fehlersammelkarte dient der Auswertung von attributiven Daten, die sich in vorgegebene Kategorien einteilen lassen. Im Gegensatz zu variablen Daten, die quantitative Messwerte darstellen, ermöglicht die Fehlersammelkarte nur eine Auswertung über die Anzahl der Fehler. Dennoch liefert sie wertvolle Informationen für die Prozessoptimierung.
Bewertung und Analyse der gesammelten Fehler
Nach der Sammlung der Fehlerdaten sollten diese in einer Teamsitzung analysiert werden, um erste Ursachen zu identifizieren. Eine wichtige Methode hierbei ist die Pareto-Analyse, die hilft, die bedeutendsten Fehlerarten zu identifizieren und zu priorisieren.
Durch diese strategischen Schritte können Organisationen ein effektives Fehlermanagement etablieren, das nicht nur zur Verbesserung von Prozessen und Produkten beiträgt, sondern auch eine Kultur des positiven Umgangs mit Fehlern fördert.
Fehlersammelkarten Beispiel aus der Praxis
Prozess: Beschaffungsprozess
Datum: [Datum der Erfassung]
Bereich/Abteilung: Einkauf
| Fehlerart | Beschreibung | Häufigkeit | Verantwortlicher | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|
| Lieferverzögerung | Ware nicht zum geplanten Termin erhalten | 3 | Herr Müller | Probleme mit Spediteur |
| Falsche Menge | Gelieferte Menge weicht von Bestellung ab | 2 | Frau Schmidt | Fehlkommunikation mit Lieferant |
| Falsche Spezifikation | Ware entspricht nicht den Spezifikationen | 1 | Herr Meier | Qualitätskontrolle übersehen |
| Skonto nicht genutzt | Skontoabzug bei Zahlung nicht berücksichtigt | 2 | Frau Bauer | Übersehen im Rechnungswesen |
| Doppelte Erfassung | Ware doppelt im System erfasst | 1 | Herr Klein | Systemfehler |
Erfassungszeitraum: 01.01.2023 – 31.01.2023
In diesem Beispiel wird der Beschaffungsprozess eines Unternehmens analysiert. Verschiedene Arten von Fehlern werden erfasst, wie z.B. Lieferverzögerungen, falsche Mengen oder Spezifikationen, nicht genutzte Skonti und doppelte Erfassungen. Für jeden Fehler wird die Häufigkeit des Auftretens, der verantwortliche Mitarbeiter und eventuelle Bemerkungen festgehalten. Diese Informationen können dann genutzt werden, um Trends zu erkennen, Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten und die Effizienz des Prozesses zu steigern.
FAQ: Fehlersammelkarten
Die Fehlersammelliste dient dazu, Fehler systematisch zu erfassen und zu analysieren. Sie hilft, eine Datenbasis für weiterführende Analysen zu erstellen und ist ein einfaches Werkzeug, um Ängste im Kontext der Meldung von Fehlern abzubauen.
Die Daten sollten in einer Teamsitzung analysiert werden, um erste Ursachen zu identifizieren. Die Pareto-Analyse ist eine wichtige Methode, um die bedeutendsten Fehlerarten zu identifizieren und zu priorisieren.