Im Bereich des modernen Qualitätsmanagements spielt die Prozesslandkarte eine zentrale Rolle. Sie ermöglicht die Strukturierung und Visualisierung von Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation. Prozesslandkarten ordnen einzelne Aktivitäten in übergeordnete Handlungsmuster und fassen diese zu Prozessen zusammen. Eine Herausforderung in vielen Organisationen ist der Verlust des Überblicks über die Vielzahl der Prozesse. Prozesslandkarten bieten eine Lösung, indem sie eine klare Struktur in die Ablauforganisation bringen. Sie ermöglichen einen schnellen Überblick über die vorhandenen Prozesse, deren logische Verknüpfungen und wichtige Schnittstellen zu Kunden oder Lieferanten.
Gestaltung einer Prozesslandkarte
Eine Prozesslandkarte ähnelt einer geografischen Karte und zeigt die Organisation und Wechselwirkungen innerhalb eines Unternehmens auf. Sie stellt eine Ist-Analyse der Prozessstruktur dar und dient als Grundlage für Veränderungen. Sie konzentriert sich jedoch mehr auf die Darstellung der Prozesse als auf deren inhaltliche Analyse. Jede Prozesslandkarte ist individuell und folgt bestimmten Konstruktionsregeln:
- Trennung von Kern- und Unterstützungsprozessen: Kernprozesse sind direkt wertschöpfend, während Unterstützungsprozesse indirekt zur Wertschöpfung beitragen.
- Darstellung verschiedener Prozessebenen: Typischerweise werden bis zu vier Gliederungsebenen unterschieden, einschließlich der Differenzierung zwischen Haupt- und Teilprozessen.
- Integration externer Schnittstellen: Besonders die Schnittstellen zu Kunden und ausgelagerten Prozessen werden berücksichtigt.
Verständnis der Prozessarten
Basierend auf Michael Porters Konzept der Wertkette, werden Prozesse in drei Hauptkategorien eingeteilt:
- Managementprozesse: Diese geben die strategische Richtung vor und umfassen Planungs-, Steuerungs- und Controllingaktivitäten.
- Kernprozesse: Sie sind das Herzstück der Organisation und direkt wertschöpfend.
- Unterstützungsprozesse: Diese Prozesse unterstützen indirekt die Wertschöpfung und stehen oft in einem internen Lieferantenverhältnis zu den Kernprozessen.
Gruppierungsregel für Prozesse
Bei der Zuordnung von Prozessen in eine Prozesslandkarte ist es wichtig, den Charakter jedes Prozesses zu verstehen:
- Managementprozesse haben einen wertschaffenden Charakter.
- Kernprozesse sind direkt wertschöpfend und erzielen Einnahmen.
- Unterstützungsprozesse haben einen wertsichernden Charakter.
Erstellung einer Prozesslandkarte in vier Schritten
Die Entwicklung einer Prozesslandkarte erfolgt in vier Phasen:
- Identifikation von Haupttätigkeiten: Führungskräfte definieren die Hauptaktivitäten und ordnen sie den Prozesskategorien zu.
- Zuordnung von Abteilungen: Festlegung, welche Abteilungen an welchen Prozessen beteiligt sind.
- Detailanalyse durch Verantwortliche: Detaillierte Untersuchung der Prozesse, einschließlich Normvorgaben und Prozessdokumentation.
- Visualisierung der Prozesslandkarte: Erstellung einer grafischen Darstellung, die die Prozesse und ihre Wechselwirkungen veranschaulicht.
Die Prozesslandkarte ist ein mächtiges Werkzeug im Qualitätsmanagement, das hilft, Prozesse zu verstehen, zu strukturieren und effizient zu gestalten.
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Beispiel: Prozesslandkarte eines Technologieunternehmens
Diese Prozesslandkarte zeigt die Hauptprozesse eines fiktiven Technologieunternehmens, das sich auf die Entwicklung und den Vertrieb von Softwarelösungen spezialisiert hat. Die Landkarte gliedert sich in drei Hauptbereiche: Managementprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse.
1. Managementprozesse
- Strategische Planung: Festlegung der Unternehmensziele und Marktstrategien.
- Finanzmanagement: Überwachung und Steuerung der finanziellen Ressourcen.
- Risikomanagement: Identifikation und Management potenzieller Risiken.
- Qualitätsmanagement: Sicherstellung und Verbesserung der Produkt- und Servicequalität.
2. Kernprozesse
- Produktentwicklung: Entwicklung neuer Softwareprodukte und Updates bestehender Produkte.
- Marketing und Vertrieb: Marktforschung, Werbung, Verkauf und Kundenbetreuung.
- Kundensupport: Technische Unterstützung und Service für Kunden.
- Projektmanagement: Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten.
3. Unterstützungsprozesse
- Personalwesen: Rekrutierung, Personalentwicklung und Mitarbeiterbetreuung.
- IT-Management: Verwaltung der IT-Infrastruktur und Datensicherheit.
- Facility-Management: Instandhaltung und Verwaltung der Unternehmensgebäude und -anlagen.
- Rechtsabteilung: Rechtsberatung und Compliance-Management.
Schnittstellen und Interaktionen
Die Prozesslandkarte visualisiert auch die Schnittstellen und Interaktionen zwischen den verschiedenen Prozessen. Beispielsweise arbeitet die Produktentwicklung eng mit dem Marketing zusammen, um marktgerechte Produkte zu entwickeln. Ebenso unterstützt das IT-Management die Kernprozesse durch Bereitstellung und Wartung der benötigten Technologie.
Diese fiktive Prozesslandkarte dient als Beispiel, wie ein Technologieunternehmen seine Abläufe und Prozesse strukturieren und visualisieren könnte, um Effizienz und Effektivität zu steigern.
FAQ: Prozesslandkarten
Eine Prozesslandkarte ist ein Werkzeug im Qualitätsmanagement, das dazu dient, die verschiedenen Arbeitsabläufe und Prozesse innerhalb einer Organisation zu strukturieren und zu visualisieren. Sie hilft dabei, einen Überblick über die vorhandenen Prozesse, deren logische Zusammenhänge und wichtige Schnittstellen zu erhalten.
Prozesslandkarten sind wichtig, weil sie es ermöglichen, die Komplexität der Prozesse in einer Organisation zu reduzieren und einen klaren Überblick zu gewährleisten. Dies erleichtert die Identifikation von Verbesserungspotenzialen und unterstützt die effiziente Gestaltung und Steuerung von Abläufen.
Ähnlich wie eine geografische Karte das Straßennetz und wichtige Orte zeigt, stellt eine Prozesslandkarte die Struktur und die Wechselwirkungen der Prozesse innerhalb eines Unternehmens dar. Sie ermöglicht eine schnelle Orientierung und Verständnis der betrieblichen Abläufe.
Ja, Prozesslandkarten sind flexibel und können an die spezifischen Bedürfnisse und Strukturen eines jeden Unternehmens angepasst werden. Sie sind individuell gestaltbar, um die einzigartigen Prozesse und Abläufe eines Unternehmens widerzuspiegeln.
Prozesslandkarten ermöglichen es, Engpässe, Redundanzen und Verbesserungspotenziale innerhalb der Prozesse zu identifizieren. Sie bieten eine Grundlage für die Analyse und Optimierung der betrieblichen Abläufe.
Nein, Prozesslandkarten sind für Unternehmen jeder Größe geeignet. Sie helfen kleinen, mittleren und großen Unternehmen gleichermaßen, ihre Prozesse zu verstehen und effizient zu gestalten.