Turtle Diagramm – Schaffen Sie Klarheit über die Schnittstellen und Abhängigkeiten Ihrer Prozesse

Prozessmanagement? Das ist doch alles alter Wein in neuen Schläuchen! Diese Antwort erhielt ein Zertifizierungsauditor auf die Frage, wie denn die Prozesse in der Organisation abgebildet wären. Diese Einstellung des auditierten Bereichs hat sich in der Konzeption des QM-Systems dann auch eins zu eins widergespiegelt. Hatte die Organisation doch die Prozesse so strukturiert, dass diese immer in den vorhandenen Abteilungsgrenzen stattfinden. Das hat die Sache natürlich sehr erleichtert, denn aus Abteilungsleitern wurden nun einfach Prozessmanager. Dass dies nicht der „große Wurf“ sein kann, leuchtet ein. Mit Hilfe von Werkzeugen, wie dem Turtle Diagramm, wäre dieser Organisation schon besser geholfen. Lesen Sie im Folgenden, welchen Nutzen dies bringt.

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Die DIN EN ISO 9001 hat die Prozesse im Visier

Qualität entsteht nicht in den Funktionssilos. Qualität ist der Weg des Denkens, ob und wie Anforderungen am besten realisiert werden. Die Qualität resultiert dabei aus der Summe aller Tätigkeiten in einem Unternehmen.

Wie von der DIN EN ISO 9001 postuliert, spielt die prozessorientierte Sichtweise also eine grundlegende Rolle. Alle Tätigkeiten einer Organisation werden als die Kombination von Prozessen und Wechselwirkungen von Prozessketten betrachtet. Die Beziehungen der Prozesse einer Organisation zueinander werden typischerweise in einer Prozesslandschaft dargestellt.

Wie so oft fand sich die Darstellungsidee in der Natur

Diese prozessorientierte Herangehensweise wurde für die Hauptprozesse der Wertschöpfungskette (Kundenanforderungen → Kundenzufriedenheit) verfeinert und der prozessorientierte Ansatz wurde bis auf Einzelprozesse ausführlicher festgelegt. Die Integration dieses „theoretischen Modells“ erwies sich jedoch als schwierig. Mit Bildern begreifbar machen – dies war die Idee der Automobilbranche, als das Turtle Diagramm entwickelt wurde.

Die Schildkröte beschreibt dabei einen Prozess aus dem Prozessportfolio, aus welchem sich das Unternehmen zusammensetzt. Der Kopf der Schildkröte steht für die Anforderungen einer Interessensgruppe als Input in den betreffenden Unternehmensprozess. Am Schwanz steht der Output, also das Ergebnis des Prozesses, welches für die jeweilige Interessensgruppen generiert werden soll. Der Torso der Schildkröte stellt als Black-Box den Prozessablauf dar.

Die vier Beine der Schildkröte zwischen Input und Output bilden die Einflussfaktoren des Prozesses ab. Zuletzt dürfen die Prozessrisiken nicht vergessen werden. Oberhalb des Turtles ist der Prozessverantwortliche benannt.

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Kombinieren Sie Ihr Turtle Diagramm mit dem Prozess Steckbrief 

Diese Visualisierung bzw. Sichtweise kann sehr gut mit Prozess Steckbriefen kombiniert werden, da Prozesssteckbriefe nur in tabellarischer Form sehr unübersichtlich sind. Ein klassischer Turtle-Steckbrief sollte die folgenden Aspekte umfassen:

Das Prozessziel
Alle Aktivitäten sind auf die Zielerreichung ausgerichtet Abhängig davon, ob es sich um externe oder interne Interessensgruppen handelt, können Prozessziele vollkommen unterschiedlich sein. Der Prozess Personalverwaltung hat z.B. das Ziel, den rechtskonformen Umgang mit den Personalunterlagen sicherzustellen.

Der Prozessinput
Die bewerteten Anforderungen sind die Eingabe. Die impliziten und expliziten Anforderungen der interessierten Parteien werden interpretiert und im Hinblick auf ihre Realisierbarkeit und Wirtschaftlichkeit geprüft. Diese Anforderungen müssen unmissverständlich und eindeutig (am besten dokumentiert) sein. Ggf. muss mit den interessierten Parteien eine Klärung stattfinden.

Die Arbeitsmittel
Von nichts kommt nichts, was genau ist erforderlich? Zur Erbringung des gewünschten Prozessergebnisses sind die erforderlichen materiellen Ressourcen zu identifizieren. Hier sind folgende Ressourcengruppen zu berücksichtigen:
 Die Infrastruktur mit den Anlagen, Werkzeuge, Programme etc.
• Die Arbeitsumgebung mit der Ausgestaltung der Arbeitsplätze.

Die Indikatoren
Nur was messbar ist, kann verbessert werden. Messbare Leistungsindikatoren zu finden, ist für die Überwachung der Prozess- und Produktleistungen unverzichtbar. In diesem Zusammenhang können die Schlüsselziele, wie z.B. die Kundenzufriedenheit durch die Erfüllung der Kundenanforderungen oder die Begrenzung der Produkthaftung durch nachweisbare Qualität, definiert werden. Die Kenngrößen sollten die Effizienz und Effektivität bewerten.

Hierzu bietet sich folgendes Vorgehen an: Schritt 1 – Prozessziel analysieren » Schritt 2 – Messbare Indikatoren finden und die wichtigsten Indikatoren auswählen » Schritt 3 – Eingriffsgrenzen zur Prozesssteuerung bestimmen  » Schritt 4 – Erhebungsverfahren implementieren.

Die Beteiligten
Beteiligtes Personal identifizieren und dessen Kompetenzanforderung definieren. Wer ist am Prozess beteiligt? Welches Knowhow ist dafür erforderlich? Diese Fragen müssen beantwortet werden, um die erforder- lichen Kompetenzen, Fertigkeiten und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu kennen.

Die Information
Optimierte Informationsversorgung lautet das Ziel. Um eine Reproduzier- barkeit sicherzustellen, ist es wichtig festzulegen, welche Informationen das Personal benötigt und wie dieses die Informationen zur Verfügung gestellt bekommen soll. Dies kann z.B. in Form von Anweisungen, Spezifi- kationen, Checklisten oder Zeichnungen geschehen. Legen Sie in diesem Zusammenhang auch fest, wer für die Erstellung zuständig ist und wann die Informationen vorliegen müssen.

Die Risiken
Ein vorhandener Plan B vermeidet die Krise. Um auf Eventualitäten vorbereitet zu sein, die den Prozess beeinträchtigen könnten, sollten die sogenannten Störgrößen ermittelt werden. Externe Störgrößen, die durch Lieferanten auftreten können, fehlende Ressourcen und ähnliche mögliche Probleme sollten im Vorfeld ermittelt werden. Falls alle Faktoren berücksichtigt wurden, sollte der Realisierung des erwarteten Prozessergebnisses nichts im Weg stehen.

Erstellen Sie das Turtle Diagramm und den Prozess Steckbrief im Team

Erstellen Sie das Turtle Diagramm sowie den Prozess Steckbrief am besten in Teamarbeit und machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten. Die Gruppengröße sollte möglichst bei fünf bis acht Teilnehmern liegen. Am besten nutzen Sie für die Durchführung der Prozessanalyse eine Metaplanwand und skizzieren in der Mitte die stilisierte Schildkröte.