Prozessverständnis – Mehr über Prozessmanagement lernen

Bevor man sich mit umfassend mit dem Thema Prozessmanagement beschäftigen kann, muss ein grundlegendes Prozessverständnis im Allgemeinen vorhanden sein. Man kann auch nicht über Qualitätsmanagement (Infos zu Qualitätsmanagement) sinnieren, wenn man sich zuvor nicht mit dem Begriff Qualität auseinander gesetzt hat. Auf dieser Seite wird deshalb fundamentales Wissen zum Thema Prozess und Prozesse vermittelt.

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Was ist ein Prozess , eigentlich?

Auf der Suche nach dem Begriff Prozess in der Fachliteratur, finden sich eine Reihe unterschiedlicher Definitionen.  Zwei Aussagen zur Definition Was ist ein Prozess lassen sich jedoch herausfiltern:

• Ein Prozess ist gleichbedeutend mit Ablauf
• Ein Prozess ist eine Abfolge von Aktivitäten/Tätigkeiten

Ein Prozess ist eine sachlich logisch verbundene Folge von Aktivitäten,
die den Kunden:

• einen messbaren Nutzen bringen
• einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten
• den Beteiligten nach bestimmten Regeln durchgeführt werden.

War Ihnen das zu theoretisch?

Hier ein Prozess ganz einfach bildlich dargestellt:
Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Glas Milch trinken. Für diese Milch brauchen Sie als Eingabe zunächst eine Kuh. Die Kuh wird gemolken, dies ist die Aktivität. Und das Ergebnis ist ein schönes Glas Milch… Eigentlich doch ganz einfach !

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Eigenschaften eines Prozesses

Anhand folgender Eigenschaften kann man klar bestimmen ob es sich um einen Prozess handelt:

• Jeder Prozess hat einen Anfang und ein Ende
• Jeder Prozess hat einen oder mehrere Auslöser
• Jeder Prozess hat einen (oder mehrere) Eigentümer (Prozesseigner)
• Jeder Prozess kann in seinem üblichen Ablauf beschrieben werden
• Jeder Prozess braucht Vorgaben (Ziele u. Bewertungsmaßstäbe für das Ergebnis)
• Jeder Prozess hat Verbesserungspotential
• Jeder Prozess hat einen (oder mehrere) Kunden (interne und/oder externe)
• Jeder Prozess braucht regelmäßige Überprüfung (z.B. Funktioniert der Prozess immer? Funktioniert er gut?)

Man kann es auch wie folgt formulieren:

„Ein Prozess verfügt über einen eindeutigen Prozessverantwortlichen (Prozessmanager).
Er ist gekennzeichnet durch eine definierte Eingabe (input) und eine definierte Ausgabe (output).

Der Prozess hat klare Prozessziele, welche in eindeutigen Kennzahlen gemessen werden.
Diese Prozesskennzahlen helfen bei der Bewertung, ob und in wie weit die Prozessziele erreicht wurden.“

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Prozessarten

Im Prinzip sind natürlich alle Abläufe im Sinne eines systemischen Ansatzes von Bedeutung. Aber trotzdem ist es wichtig, Prozesse für ein funktionierendes Prozessmanagement zu kategorisieren:

Führungsprozesse
Führungsprozesse sind die strategischen unternehmerischen Geschäftsprozesse, welche die Prozess -Zielvorgaben, Handlungsanweisungen und Erfolgsmessungsaktivitäten für die vorher festgelegten Kernprozesse beinhalten, z. B. Unternehmenskultur, Unternehmensmission, -vision und -strategie und Managementsysteme.

Kernprozesse
Kernprozesse sind die operativ wichtigen Prozesse im Unternehmen, die sich am Unternehmenszweck orientieren und so angelegt sind, dass der festgelegte Output und der mit dem Kunden vereinbarte Nutzen tatsächlich erreicht wird. Kernprozesse sind also fundamentale, wertschöpfende, funktionsübergreifende Aktivitäten. Die Abarbeitung erfolgt nach festgelegten Aufgabenstellungen. Bei einem Kernprozess handelt es sich um einen direkten Wertschöpfungsprozess zum Erzeugen der Produkte oder Dienstleistungen, welcher sich aus dem Unternehmenszweck und den Unternehmenszielen ergibt.

Unterstützungsprozesse
Unterstützungsprozesse beinhalten die notwendigen Aktivitäten zur Unterstützung der Kernprozesse, beispielsweise Personalmanagementprozess, Informations- und Kommunikationsprozesse oder Instandhaltungsprozess.