Vollautomatisiertes Dokumentenmanagement für Ihr Prozessmanagement

Prozessmanagement betreibt im Grunde jeder Mensch. Das Leben, das Arbeiten, einfach alles steckt voller Prozesse. Ziel ist es aber, diese Prozesse so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten. Dies gilt natürlich besonders im Unternehmen. In wirtschaftlich starken Zeiten werden schlecht organisierte Prozesse nicht so stark ins Gewicht fallen. In wirtschaftlichen Flauten oder Krisen jedoch umso mehr. Deshalb sollte oberstes Ziel eines Unternehmens sein, über ein systematisches Prozessmanagement Prozesse so zu optimieren, dass sie mit möglichst wenig Input maximalen Output liefern. Prozessmanagement ist auch ein zentraler Bestandteil in vielen anderen Managementmethoden. In einem Managementsystem bzw. Handbuch z.B. ist die Prozessanalyse und die Prozessoptimierung entsprechend der relevanten Normforderungen eine zentrale Aufgabe, wenn ein Unternehmen eine Zertifizierung / Akkreditierung anstrebt. Neben der Dokumentation und Analyse von Prozessen sind in einem Managementsystem bzw. Handbuch dabei immer auch Dokumente enthalten, die die Prozesse zur Prozessoptimierung schriftlich festhalten. Hierzu zählen unter anderem Verfahrensanweisungen / Prozessbeschreibungen, Formblätter, Checklisten oder auch Arbeitsanweisungen. Bei der Dokumentation von Prozessen stellt das Dokumentenmanagement einen wichtigen Faktor zur stetigen Prozessoptimierung in Ihrem Prozessmanagement bzw. Managementsystem dar.

Früher lagen im Rahmen eines Managementsystems oftmals nur gedruckte Dokumente vor. Ein Bündel gedruckter Dokumente birgt jedoch hohe Risiken – die Aktualität der Inhalte und die entsprechende Verteilung an Ihre Mitarbeiter. Um die Aktualität aller Inhalte zu jeder Zeit sicherstellen zu können, muss stetig geprüft werden, dass jeder Mitarbeiter über die Aktualisierung informiert ist und tatsächlich nur die Dokumente mit neuestem Revisionsstand nutzt. Da diese Sicherstellung mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist, geht die akribische Prüfung meist im Alltagsstress unter und die Inhalte veralten kontinuierlich. Daher sollten Sie heute im Zuge Ihrer Prozessoptimierung kein Managementsystem bzw. Handbuch in gedruckter, sondern in digitaler Form verwenden – selbstverständlich ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagement inbegriffen. Dabei sollten die Inhalte jederzeit zentral durch einen Prozessmanagement Beauftragten oder Managementsystemverantwortlichen bearbeitet und allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können.

Entdecken Sie nun MMSPRO Basic für Ihr Prozessmanagement im Netzwerk Ihres Unternehmens, worin Sie Prozesse und Dokumente optimal darstellen und dank eines automatisierten Dokumentenmanagements Ihre Dokumente sicher lenken und steuern können.

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Zentral arbeiten im Back-End und unternehmensweit publizieren im Front-End

MMS-PRO-Bilder6Als Prozessmanagement Beauftragter oder Managementsystemverantwortlicher arbeiten Sie sicher in Ihrem Bereich, dem Back-End, an Ihrem Prozessmanagement . Von dort aus steuern Sie alle Inhalte, welche Ihre Mitarbeiter über deren Bereich, dem Front-End, direkt einsehen können. Selbstverständlich bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter, wann auf welche Inhalte zugreifen darf oder nicht.

Das Back-End enthält als eines der zahlreichen Funktionalitäten auch das vollautomatisierte Dokumentenmanagement . Die Archivierung, Änderung des Revisionsstands, Anbindung an die relevanten Prozesspunkte im Front End – übernimmt das integrierte Dokumentenmanagement für Sie!

Im Front-End haben Ihre Mitarbeiter direkten Einblick in die Prozesslandschaft des Unternehmens und können je nach Zugriffsrecht alle Dokumente aufrufen. Dies ist nicht nur zeitsparend, sondern auch höchst effizient, denn das arbeitsintensive Verteilen gedruckter Dokumente entfällt und alle Dokumente sind ohne weiteren Aufwand immer aktuell.

Nehmen Sie auch Ihre Mitarbeiter ins Boot und erstellen Sie mit deren Hilfe Ihr Managementsystem bzw. Handbuch. Mit MMSPRO haben Sie die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter in die  Weiterentwicklung und in die Betreuung direkt einzubeziehen. Je nach Zugriffsrecht haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit nicht nur Dokumente anzusehen, sondern können Ihnen auch neue bzw. geänderte Dokumente über das Front-End vorschlagen. Selbstverständlich werden die Vorschläge Ihres Mitarbeiters erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe im Back-End übernommen. Die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt auch im Back-End. Dabei bestimmen Sie, wann, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente im Front-End zugreifen oder diese bearbeiten darf.

Vollautomatisiertes Dokumentenmanagement – Dokumente sicher lenken und steuern

MMS-PRO-Bilder9Die Integration bestehender oder neuer Dokumenten in MMSPRO erfolgt im Back-End. Wird ein neues oder bestehendes Dokument integriert wird automatisch auch ein neuer Revisionsstand vergeben. Ihre Dokumente sind somit immer auf dem neuesten Stand gehalten und veraltete Versionen können nicht mehr vorkommen.

Bei der Integration können Sie zudem auch wählen, welche Vergabe eines neuen Revisionsstands vom System übernommen werden soll. Bei marginalen Änderungen kann ein Update vorgenommen werden und eine Unterversion wird erstellt (aus der Revision 1.0 wird dann 1.1). Bei inhaltlichen Änderungen in wesentlicher Form empfiehlt es sich jedoch ein Upgrade vorzunehmen und die Hauptversion zu ändern (aus der Revision 1.0 wird dann 2.0). Direkt nach der Freigabe der neuen bzw. geänderten Dokumente mit neuem Revisionsstand, sind diese dann auch für Ihre Mitarbeiter im Front-End einsehbar und es kann darauf zurückgegriffen werden.

Mit der praktischen Änderungshistorie behalten Sie dabei immer einen genauen Überblick der unterschiedlichen Änderungspunkte und können direkt zurückverfolgen warum und inwieweit eine Änderung vorgenommen wurde. Mit der integrierten Kommentarfunktion haben Sie die Möglichkeit zu jedem Dokument wichtige Hinweise zu hinterlegen. Diese Hinweise können auch in der Änderungshistorie aufgerufen werden.

Durch die hilfreiche Funktion der Dokumentenarchivierung gelangen Sie mit nur einem Klick direkt auf alle Dokumente – natürlich auch auf dessen Vorgängerversionen. Alle Dokumente bleiben bestehen und sind zu jeder Zeit abrufbar. Alles vollautomatisch – so einfach kann auch Ihr Dokumentenmanagement funktionieren.

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Dank integrierten TO-DO Listen haben Sie in der Hand, wann, welche Dokumente zum Einsatz kommen

MMS-PRO-Bilder11In der MMSPRO Basic Variante haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe eines TO-DO Listen Generators eigene TO-DO Listen anzufertigen und mit Ihren individuellen TO-DO‘s zu füllen. Dabei können Sie bei den einzelnen TO-DO’s Dokumente zur Bearbeitung oder einfach nur Texte hinterlegen – Sie haben in der Hand, wann, welche Aufgaben erledigt werden müssen und vor allem, ob die hierzu hinterlegten Dokumente auch angewendet wurden.

Die Generierung neuer TO-DO Listen in MMSPRO kann Sie nicht nur bei der Erarbeitung Ihres Managementsystem unterstützen, sondern auch ein hilfreiches Werkzeug für Ihr Projektmanagement sein. Die Visualisierungsmöglichkeiten der TO-DO Listen sind breit gefächert. Sie können dabei zwischen einer Auflistung, einer kalendarischen Darstellung oder einem Gantt-Chart wählen oder sich alle TO-DO‘s in einer zeitlichen Abfolge (überfällig, tagesaktuell, zukünftig) anzeigen lassen.

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Individuell und frei anpassbar

Alle Beispielprozesse die Sie in MMSPRO Basic wiederfinden, sind frei anpassbar und können ganz nach Ihren individuellen Gegebenheiten erweitert werden. Auch eine farbliche Anpassung Ihrer Prozesse ist möglich.

Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit das System inhaltlich an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. So können Sie wichtige Zusatzinformationen in Bild und Schrift für Ihre Mitarbeiter bei allen Prozessen hinterlegen bzw. publizieren.

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 Von überall und zu jeder Zeit – dank browserbasiertem Zugriff

Ihr MMSPRO kann durch den browserbasierten Zugriff (Internet Explorer) unabhängig einer zusätzlichen Software insofern das entsprechende Zugriffsrecht vergeben wurde, von überall, jederzeit und von jedem beliebigen Rechner aufgerufen und bearbeitet werden.

Sie sind daher unabhängig und an keinen Standort gebunden –  auch unterwegs oder von zu Hause kann an oder mit MMSPRO gearbeitet werden. Direkt nach der Installation (Dauer beträgt übrigens weniger als 3 Minuten) können Sie bereits mit MMSPRO arbeiten. Zu diesem Zeitpunkt haben auch Ihre Mitarbeiter bereits Zugriff auf MMSPRO.